Algemene voorwaarden 2024/2025

Buitenschoolse activiteiten, Nagerecht en Keuzemenu

1. Begrippen

Stichting Cultuureducatie Zeeuws-Vlaanderen
Verder genoemd CEZVL. 

Nagerecht
Buitenschools aanbod met kortlopende projecten in de gemeente Sluis voor kinderen van 4 t/m 12 jaar

Keuzemenu
Buitenschools aanbod met langlopende projecten voor jongeren van 10 t/m 27 jaar in de gemeente Sluis

Deelnemers 
De persoon (en hun wettelijke vertegenwoordiger) die is ingeschreven voor één of meer van de activiteiten van CEZVL.

Adviesleeftijd
De leeftijd waarvoor de betreffende activiteit ontwikkeld is.

Eigen bijdrage
De bijdrage (inschrijfgeld) die deelnemers of hun wettelijk vertegenwoordigers betalen voor deelname aan één van de activiteiten van CEZVL.

2. Inschrijvingen en kosten

2.1 Voor wie zijn de activiteiten uit het nagerecht en keuzemenu van CEZVL?
Voor alle kinderen en jongeren die wonen in de gemeente Sluis.

2.2 Inschrijven
Inschrijven voor activiteiten doe je online op www.cultuurmenus.nl

Twee keer per jaar worden er nieuwe activiteiten op de website geplaatst waarvoor vooraf een inschrijfdatum wordt geprikt. 
Er kan pas worden ingeschreven vanaf deze data, zo heeft iedereen in de gemeente Sluis evenveel kans op een plekje.

Er is een najaars-/winter-aanbod en een voorjaars-/zomer-aanbod. Daarnaast worden er regelmatig extra activiteiten aangeboden.

De inschrijfdata worden gecommuniceerd via de brochure die twee keer per jaar wordt verdeeld op alle (basis)scholen in de gemeente Sluis. 

Ook wordt de inschrijfdatum de weken vooraf gecommuniceerd via de website, de nieuwsbrief, Instagram en Facebook van CEZVL. Net als extra activiteiten, welke ook met extra (digitale) flyers via o.a. de scholen kenbaar worden gemaakt.

CEZVL is niet aansprakelijk voor het missen van een inschrijfkans door het te laat meegeven van de brochures door de scholen.

2.3 Adviesleeftijd
De genoemde leeftijden zijn een advies. Ben je jonger of ouder? Bel of mail om te overleggen! Doe dit vóór de inschrijvingen van start gaan, dan loop je geen plekje mis. 
Afhankelijk van de soort activiteit kan er in overleg met de gastdocent soms een uitzondering gemaakt worden.

De activiteiten voor jongeren en middelbare scholieren zijn enkel bedoeld voor jongeren en hier worden dus doorgaans geen basisschoolkinderen toegelaten (tenzij het er expliciet bij vermeld staat).

2.4 Eigen bijdrage en verantwoordelijkheid
CEZVL wil zoveel mogelijk kinderen en jongeren de kans geven om hun talenten te ontdekken. Daarom is de gevraagde eigen bijdrage meestal laag en doorgaans een fractie van de werkelijke kosten van een project. 

Bij projecten met dure materialen of een excursie zijn de kosten soms iets hoger. 

CEZVL gaat hier zorgvuldig mee om en vragen dit ook van deelnemers. Schrijf je alleen in als je écht van plan bent te komen. Ook als je hebt betaald en je komt niet houd je een plekje bezet voor iemand anders. 

2.5 Hoe betalen
Betalen doe je via iDeal na inschrijving op de website. 
Bij het vrijkomen van een plaats na een wachtlijstinschrijving kan de eigen bijdrage worden voldaan middels een betaalverzoek.

2.6 Wat als je niet kunt betalen?
Zorgt de eigen bijdrage ervoor dat je kind niet kan deelnemen? Neem snel contact op met ons, dan kijken we samen wat mogelijk is.

Mail Tijl Clement op tijl@cezvl.nl of bel 06-46745350

3. Annulering en ziekte

3.1 Annulering door deelnemer

• Als je bent ingeschreven wordt er een plaats voor jou vrijgehouden. We rekenen er dus op dat je komt! Kun je er écht niet bij zijn? Laat dit dan zo snel mogelijk weten. Mail info@cezvl.nl of bel 06-46745350
• Bij annulering tot 2 weken voor aanvang wordt de eigen bijdrage volledig terugbetaald
• Bij annulering binnen 2 weken voor start van het project wordt de eigen bijdrage niet terugbetaald.
• Bij annulering op de dag zelf zonder geldige reden of het niet komen opdagen zonder afmelding behoudt CEZVL zich het recht om de werkelijk gemaakte kosten (zoals beschreven in paragraaf 2.4) voor het vrijhouden van een deelnameplaats te verhalen op de deelnemer.
• Bij bijzondere omstandigheden die volgens de deelnemer toch recht zouden moeten geven op terugbetaling kan er in bijzondere gevallen een uitzondering gemaakt worden en dat enkel door de directeur. Aanvraag hiervoor kan gericht worden aan Tijl Clement via tijl@cezvl.nl
• Als je later instroomt bij een (langlopende) activiteit, zoals uit het keuzemenu, wordt er niets in mindering gebracht op de eigen bijdrage. Het te betalen bedrag is een bijdrage en staat niet in verhouding tot de werkelijk gemaakte kosten.

3.2 Annulering door organisatie

• Bij annulering door CEZVL krijgen deelnemers altijd hun betaalde eigen bijdrage terugbetaald.
• Projecten kunnen worden geannuleerd door onvoorziene omstandigheden (zoals ziekte gastdocent) of door te weinig deelnemers. Bij annulering door te weinig deelnemers wordt dit uiterlijk een week voor aanvang gecommuniceerd.
• Er wordt vóór publicatie van activiteiten bepaald wat het minimum of maximum aantal deelnemers is. Op basis hiervan kan een activiteit worden geannuleerd of als volzet worden aangemerkt.
• Wanneer een activiteit tot een dag vóór aanvang wordt geannuleerd zullen de deelnemers hierover per mail gecontacteerd worden.
• Wanneer een activiteit op de dag zelf wordt geannuleerd zal de organisatie naast een email, ook een sms versturen en waar mogelijk proberen telefonisch contact te zoeken via het bij inschrijving doorgegeven telefoonnummer.

3.3 Verplaatsen van activiteiten

• Bij verplaatsing van een geheel project hebben deelnemers recht op terugbetaling als zij aangeven deze datum/data niet in de mogelijkheid te zijn om deel te nemen.
• Bij verplaatsing van één lesmoment in een serie wordt er geen inschrijfgeld terugbetaald, ook als een deelnemer op een vervangende datum niet aanwezig kan zijn.
• De organisatie zal er altijd alles aan doen om de deelnemers binnen het mogelijke tegemoet te komen en activiteiten zo veel mogelijk te laten doorgaan in de oorspronkelijk bedoelde vorm. 

4. Algemene afspraken

4.1 Communicatie

• Communicatie over de start van projecten wordt per mail gecommuniceerd aan het bij inschrijving opgegeven emailadres.
• In sommige gevallen wordt er aanvullend een Whatsappgroep aangemaakt om lopende informatie gedurende een (langere) periode eenvoudig te kunnen afstemmen.
• Voor communicatie bij annulering/verplaatsing zie paragraaf 3.2.

4.2 Genotsmiddelen 
Binnen de volledige reikwijdte van de activiteiten van Cultuureduvcatie Zeeuws-Vlaanderen met inbegrip van het volledige gebouw en buitenterrein aan de Bredestraat alsook externe locaties waarop activiteiten plaatsvinden is het verboden:

• Te roken of te vapen
• Drugs te gebruiken
• Enig voorwerp als wapen te gebruiken of wapens bij zich te dragen of binnen te brengen

Deelnemers, ouders/verzorgers, begeleiders en gastdocenten mogen zich niet bij activiteiten of op de locatie aanbieden onder invloed van roesopwekkende middelen (zoals alcohol, drugs,…)

Personen kunnen bij overtreding geweerd worden van het terrein en nieuwe activiteiten voor de duur van een jaar.

4.3 Smartphone, tablet, internet en sociale media

Het is niet toegestaan om beeld- of geluidsopnamen te maken op de locatie of tijdens activiteiten van CEZVL. Overeenkomstig de privacywetgeving en het recht op afbeelding mogen er geen beeld- of geluidsopnamen van deelnemers, docenten, personeelsleden of andere personen gemaakt worden of verspreid.

Ouders, deelnemers én gastdocenten mogen dus geen foto’s of andere opnamen maken tijdens activiteiten. Dit om de privacy van alle aanwezigen te garanderen. 

5. Aansprakelijkheid Voorwaarden en informatie

• Tijdens de duur van een activiteit draagt CEZVL verantwoordelijkheid voor de deelnemers. 
• Dit geldt voor de tijd die ervoor staat, op de locatie die is aangegeven. 
• CEZVL is niet verantwoordelijk vooraf en na afloop van de activiteit.
• Voor de activiteiten uit het nagerecht zijn er altijd twee personen aanwezig. De gastdocent en een extra begeleider die op de locatie aanwezig is en kan bijspringen wanneer nodig.
• CEZVL voorziet geen opvang voor of na activiteiten. Wanneer kinderen eerder komen of na afloop moeten wachten tot zij worden opgehaald is dit op verantwoordelijkheid van de ouders/verzorgers.
• CEZVL is niet verantwoordelijk voor zoekgeraakte of beschadigde spullen.
• Gevonden voorwerpen worden verzameld en kunnen op Bredestraat 23a opgehaald worden.

6. Klachten

Klachten kunnen per mail worden neergelegd bij de directie: Tijl Clement via tijl@cezvl.nl